При переходе на новую программу важно сохранить сведения, необходимые для продолжения работы. Загрузка прайса или справочника решает более узкую задачу, но также требует проверки. В обоих случаях результат определяется не количеством перенесённых строк, а тем, насколько правильно данные используются в новой базе.
Чем перенос отличается от загрузки
Перенос обычно связан с переходом между конфигурациями, редакциями или учётными системами. Он может включать организации, контрагентов, договоры, номенклатуру, остатки и документы. Состав определяется задачами компании: иногда достаточно начальных остатков, а иногда необходима история за согласованный период.
Загрузка чаще выполняется из конкретного файла или внешнего источника. Например, требуется обновить цены поставщика, добавить товары или подготовить документы по таблице. Такая операция может быть разовой либо повторяться регулярно.
Что нужно решить до начала работ
Сначала выбираются дата перехода, состав данных и ответственные за проверку. Если старая и новая базы некоторое время используются одновременно, отдельно определяется порядок ввода новых документов и окончательного переноса.
Не все сведения следует переносить без изменений. Старые дубли, устаревшие карточки и ошибки заполнения способны перейти в новую систему вместе с полезными данными. Поэтому перед загрузкой проверяются обязательные поля и правила сопоставления справочников.
Например, одного названия контрагента может быть недостаточно для поиска соответствия. Для товаров нужно учитывать характеристики, единицы измерения и варианты упаковки. Правила идентификации выбираются по фактическому составу данных.
Как проходит перенос
Работа начинается с изучения источника и приёмника. После этого составляется перечень переносимых объектов, их соответствий и контрольных показателей. Первая загрузка выполняется в тестовую базу.
На тестовом результате проверяются заполнение карточек, связи между объектами и возможность выполнить нужные операции. При переносе остатков важно сравнить не только общие суммы, но и согласованные разрезы: организации, склады, договоры или другие аналитики.
После устранения расхождений согласуется финальный запуск. Для него фиксируется состояние исходной базы и ограничиваются изменения на период, необходимый для завершения перехода. Затем выполняется контрольная сверка и проверяются первые рабочие документы.
Загрузка из Excel и других файлов
Для файловой загрузки заранее определяются структура колонок, формат дат и чисел, обязательные значения и правила обработки пустых ячеек. Если формат файла меняется, механизм загрузки может потребовать адаптации.
Удобная обработка показывает предварительный результат и отдельно выводит строки с проблемами. Пользователь видит, какие товары найдены, какие будут созданы и какие записи требуют ручного уточнения. Также проверяется повторная загрузка одного файла, чтобы избежать нежелательных дублей.
Как понять что работа завершена
Результат принимается по согласованным контрольным показателям и рабочим сценариям. Новая база должна позволять выполнять предусмотренные операции, а обнаруженные исключения должны быть перечислены и объяснены.
Для предварительной оценки подготовьте названия исходной и целевой систем, объём данных, желаемую дату перехода и пример файла. Укажите, нужна ли история документов, какие сведения обязательны и кто сможет подтвердить правильность результата.
Связанные темы: установка и настройка, обработки.
Официальные материалы 1С: Средства обмена и работы с файлами.